Memahami Fungsi Manajemen dalam Perusahaan

Apapun bentuk perusahaan yang Anda jalankan, tentu akan membutuhkan penerapan fungsi manajemen yang baik. Tidak sedikit kegagalan atau kehancuran sebuah institusi yang disebabkan oleh minimnya pengetahuan mengenai fungsi manajemen perusahaan yang tepat.

Tidak perlu dipertanyakan lagi mengenai apa imbas dari manajemen yang buruk. Mulai dari sumber daya manusia yang tidak terpelihara, alur koordinasi yang amburadul, sampai pencatatan keuangan yang membuka peluang terjadinya korupsi. Semua faktor di atas sangat bergantung pada seperti apa manajemen yang diterapkan oleh pihak perusahaan.

Agar anda tak salah langkah, maka sangat penting untuk mempelajari dan memahami lebih jauh mengenai manajemen. Untuk itu, artikel ini akan memaparkan pembahasan seputar fungsi hingga uraian contoh dari penerapan manajemen dalam perusahaan.

Pengertian Manajemen

Sebelum dapat memahami penerapan dan fungsi dari manajemen, maka Anda perlu mengetahui apa definisi dari manajemen. Namun, perlu Anda ketahui bahwa definisi manajemen memiliki beberapa versi.

Dari sisi etimologis, manajemen berarti seni yang digunakan untuk pelaksanaan dan pengaturan. Secara garis besar, manajemen adalah seni di dalam ilmu dan pengaturan yang mencakup; penyusunan rencana, pembentukkan organisasi sekaligus pengorganisasiannya, menggerakkan, hingga proses mengendalikan serta mengawasi organisasi.

Fungsi Manajemen

Ada beberapa fungsi manajemen yang penting untuk Anda pahami. Beberapa sumber memang membagi fungsi ini kedalam tiga poin utama. Namun, dalam bahasan artikel ini akan dicantumkan keenam fungsi manajemen secara lengkap.

1. Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan merujuk pada cara perusahaan menentukan tujuan yang ingin dicapai. Termasuk dengan penyusunan strategi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

Penanggung jawab fungsi perencanaan mesti melakukan kajian serta evaluasi dari beragam rencana yang disusun, sebelum mengambil keputusan. Pasalnya, rencana yang telah dibuat akan menjadi patokan utama dalam gerak perusahaan.

Kegiatan yang dilakukan dalam fungsi perencanaan antara lain:

• Menyusun tujuan serta target perusahaan.
• Membuat rancangan strategi untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan.
• Membuat daftar sumber daya yang diperlukan.
• Membuat standar keberhasilan dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.

Untuk membuat perencanaan yang baik dan matang, ada beberapa syarat yang perlu dipenuhi, yaitu:

• Tujuan jelas dan gamblang.
• Mungkin untuk dilaksanakan.
• Mencantumkan analisis bidang kerja yang akan dilakukan.
• Tidak kaku dan fleksibel sesuai perkembangan kebutuhan perusahaan.
• Setiap rencana mempunyai keseimbangan antara tanggung jawab dan tujuan yang hendak dicapai.
• Rencana dibuat dengan efektif dan bermanfaat bagi perusahaan.

Fungsi perencanaan akan memberikan manfaat berupa:

• Efektivitas dalam kinerja perusahaan.
• Menekan risiko kesalahan dalam pengambilan keputusan.
• Mudah untuk melakukan pengawasan dalam organisasi.
• Penting untuk menjadi patokan dalam pelaksanaan kerja.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Inilah fungsi yang berperan dalam mengatur sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, baik berupa fisik maupun tenaga kerja. Dengan demikian, sumber daya tersebut dapat mengeksekusi perencanaan sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan.

Dalam fungsi ini akan dilakukan pengelompokkan tenaga kerja, peralatan, hingga tugas dan kewenangan yang ada. Setiap bagian akan dibentuk menjadi kesatuan dan dimobilisasi untuk menjalankan rencana perusahaan.

Fungsi ini sangat memudahkan pihak manajer untuk melakukan pengawasan dan pemetaan sumber daya manusia untuk setiap bidang kerja yang ada.

Kegiatan yang dilakukan dalam fungsi pengorganisasian ini mencakup:

• Pengalokasian sumber daya termasuk penyusunan dan penetapan prosedur.
• Pembentukkan struktur organisasi yang menunjukkan detail kewenangan.
• Proses rekutmen, melakukan seleksi, hingga pelatihan dan mengembangkan kompetensi sumber daya manusia.
• Pemetaan karyawan pada bagian dan bidang yang pas.

Terdapat tiga unsur penting yang menjadi bagian dari fungsi pengorganisasian. Pertama adalah sumber daya manusia untuk dikelola. Unsur kedua merupakan rangkaian kegiatan yang telah direncanakan oleh organisasi, sedangkan yang ketiga adalag pengarahan aktivitas untuk memenuhi target.

Dengan menerapkan pengorganisasian yang matang, perusahaan akan memperoleh manfaat sebagai berikut:

• Pemetaan bidang kerja yang jelas.
• Karyawan tidak akan mengalami kebingungan dalam menjalankan pekerjaan, karena telah memahami tugasnya.
• Proses pembagian tugas tidak kaku, melainkan dapat dibuat customized dengan kondisi perusahaan.

Perusahaan tidak hanya dapat memiliki struktur manajerial yang detail, tapi juga pembagian kerja yang jelas. Hal ini akan memudahkan manajemen puncak untuk melakukan koordinasi dari setiap bidang kerja di dalam perusahaan.

3. Pengarahan (Directing)

Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang bertujuan untuk memastikan aktivitas kerja berjalan dengan optimal. Dalam hal ini, kegiatan yang tercakup dalam pengarahan mulai dari pendampingan karyawan, pemberian motivasi kerja, briefing kerja yang dilaksanakan secara rutin, hingga internalisasi kebijakan perusahaan.

Perlu diketahui, fungsi pengarahan terbilang krusial dalam memastikan target perusahaan terpenuhi. Meski dalam praktiknya, tak sedikit perusahaan yang mengabaikan atau bahkan meremehkan fungsi pengarahan dalam manajemen organisasi.

4. Penempatan (Staffing)

Sebelumnya, pada fungsi pengorganisasian pun telah terdapat porsi aktivitas penempatan sumber daya manusia. Fungsi staffing memang kerap dikelompokkan bersama dengan fungsi pengorganisasian.

Dalam praktikknya, fungsi ini memang hanya secara spesifik bertujuan untuk melakukan rekrutmen, seleksi, hingga pemetaan kompetensinya pada bidang kerja yang ada. Tidak hanya itu, fungsi ini juga akan memastikan bahwa setiap posisi diisi oleh sumber daya manusia yang tepat. Dengan demikian, kinerja perusahaan dapat berjalan dengan efektif.

5. Mengkoordinasi (Coordinating)

Inilah fungsi yang berperan penting dalam memastikan aktivitas berjalan sesuai alur kerja yang telah direncanakan. Dengan adanya fungsi koordinasi ini, maka kegiatan perusahaan dapat dijaga dari overlapping atau bahkan ketidaksinergian aktivitas.

Fungsi ini juga akan memastikan inefisiensi kerja tidak terjadi. Keselarasan adalah faktor utama yang diatur oleh fungsi koordinasi. Bukan cuma keselarasan antara atasan dan bawahan, namun juga antar divisi dalam  bidang kerja yang berlainan di dalam perusahaan.

6. Mengontrol (Controlling)

Terakhir, inilah fungsi yang akan membantu manajemen puncak untuk mengukur tingkat keberhasilan kinerja sesuai dengan acuan yang telah ditetapkan pada perencanaan kerja. Fungsi ini tidak hanya akan menganalisis, tapi juga akan memberikan langkah solutif bila terjadi penyimpangan dalam aktivitas perusahaan.

Kegiatan yang dilakukan dalam fungsi kontrol ini antara lain:

• Evaluasi pencapaian target dan performa karyawan dengan merujuk pada acuan atau indikator keberhasilan kerja perusahaan.
• Melakukan perbaikan yang solutif dan efektif terhadap masalah yang mungkin dihadapi perusahaan akibat penyimpangan kerja.

Dalam menjalankan fungsi kontrol, manajemen perlu memastikan beberapa hal, yaitu:

• Alur kerja (routing). Alur ini mesti ditetapkan oleh manajemen puncak. Dengan mengikuti alur inilah, pihak manajemen bisa menyelidiki dan menganalisis kemungkinan terjadinya penyimpangan dalam kerja.

• Penjadwalan (scheduling). Kegiatan pengontrolan wajib dibuat secara berkala, dengan waktu yang telah ditentukan. Namun, Anda harus mempertimbangkan perlu tidaknya mengumumkan waktu kegiatan ini. Pasalnya, pengawasan dan pemeriksaan yang dilakukan dengan sepengetahuan karyawan kadang tidak efektif dalam menemukan penyimpangan. Di sisi lain, justru pengawasan yang dilakukan mendadak (seperti inspeksi mendadak), justru kerap menghasilkan temuan yang dibutuhkan.

• Pendelegasian (dispatching). Aktivitas ini merupakan tindakan penyerahan delegasi untuk menyelesaikan tugas. Hal ini dapat mencegah pekerjaan tertunda dan mengulur waktu. Dengan tindakan ini pun, manajemen puncak bisa dengan mudah menemukan sumber problem jika target kerja yang didelegasikan tidak terpenuhi.

• Penindaklanjutan (follow up). Saat ditemukan masalah dan penyimpangan dalam alur kerja, atau bahkan target tidak tercapai, maka ada satu hal yang bisa segera dilakukan. Hal tersebut adalah pengajuan solusi dari pihak manajemen. Namun, kegiatan tindak lanjut tidak terbatas hanya pada pencarian solusi. Tindak lanjut dari fungsi kontrol juga mesti memastikan agar kesalahan serupa tidak kembali terjadi di masa yang akan datang.

Penerapan fungsi kontrol ini harus dilakukan dengan merujuk pada kultur perusahaan. Tolak ukur dari kontrol yang berjalan dengan baik adalah, efisien dari segi biaya dan efektif mengatasi kesalahan yang terjadi.

Unsur-Unsur Manajemen

Setelah memahami beberapa fungsi manajemen, maka selanjutnya Anda juga perlu mengetahui unsur-unsur manajemen. Tujuannya tak lain agar Anda mengetahui betapa penting dan bahwa keberadaan satu unsur dengan yang lain saling mendukung dan tak dapat dipisahkan.

Manusia (Human)

Manusia adalah unsur paling utama dalam pengelolaan organisasi. Keberadaan manusia menjadi penggerak motor perusahaan ataupun organisasi. Seluruh perencanaan kegiatan dan fungsi manajemen lain, hanya dapat terlaksana dengan adanya sumber daya manusia.

Uang (Money)

Uang menjadi modal yang tak kalah penting dalam pengelolaan perusahaan. Mulai dari beban operasional, produksi, pemasaran, hingga perlengkapan dan kebutuhan berjalannya perusahaan, seluruhnya membutuhkan uang. 

Bahan (Materials)

Bahan dalam hal ini bisa berupa bahan mentah atau bahan yang siap pakai. Keduanya biasa diperlukan untuk melaksanakan rencana kerja dalam perusahaan. Baik berupa bahan mentah atau jadi, keduanya juga memerlukan manusia yang mumpuni untuk bisa menggunakan atau mengolah material yang dimiliki perusahaan.

Mesin (Machines)

Mesin digunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan memanfaatkan mesin yang berteknologi tinggi akan mempercepat proses produksi dan menekan pengeluaran perusahaan.

Metode (Methods)

Metode akan memengaruhi kecepatan kerja dan juga hasil yang diperoleh. Karena, tidak jarang ditemui penerapan cara yang salah atau kurang tepat, dapat menyebabkan tujuan perusahaan tidak terpenuhi.

Pasar (Market)

Ada proses produksi, maka juga ada tahap pemasaran. Dalam hal ini, kemampuan untuk menetapkan target pasar, pengemasan produk, hingga penjualan mesti dikuasai oleh tim manajerial di perusahaan.

Keenam unsur di atas menjadi ketentuan baku dari penerapan manajemen dalam perusahaan. Kenapa demikian? Karena, setiap unsur tersebut akan memastikan kegiatan-kegiatan manajemen berjalan sesuai jalur yang telah ditetapkan oleh pucuk pimpinan perusahaan.

Apa Saja Contoh dan Macam-Macam Manajemen?

Agar bisa mengelola perusahaan dengan baik, maka Anda perlu mengetahui beberapa contoh dan macam manajemen. Simak ulasannya berikut ini.

Manajemen Sumber Daya Manusia

Untuk dapat mengatur, memetakan, dan mengelola sumber daya manusia di dalam perusahaan, maka diterapkanlah ilmu manajemen sumber daya manusia. Konsep utama dari manajemen ini adalah memposisikan seluruh karyawan dalam perusahaan sebagai manusia seutuhnya.

Hal tersebut berarti, setiap karyawan harus diperhatikan segala kebutuhan dan hak-haknya. Perusahaan tidak boleh hanya menagih kewajiban, tapi malah mengabaikan kebutuhan mereka.

Manajemen Pemasaran

Perusahaan tentu membutuhkan pemasukan yang diperoleh melalui transaksi atas produk yang dihasilkannya, dengan pasar. Di sinilah manajemen pemasaran mengambil peran. Aktivitas yang dilakukan dalam manajemen pemasaran melingkupi analisis potensi pasar, perencanaan target, hingga implementasi pemasaran dan pengawasannya.

Akuntansi Manajemen

Kebutuhan penyajian laporan keuangan perusahaan hanya dapat terkelola dengan baik ketika menerapkan akuntansi manajemen. Bidang akuntansi ini memastikan seluruh kegiatan perusahaan terangkum dengan baik untuk dilaporkan kepada jajaran manajemen internal.

Perlu Anda ketahui bahwa, akuntansi manajemen tidak hanya mengurus masalah pencatatan keuangan. Melainkan mencakup pembuatan rencana, mengorganisasi, membuat arahan, hingga kontrol atas data keuangan yang ada.

Manajemen Perusahaan

Manajemen ini berkaitan dengan kegiatan memimpin, administratif, dan pengarahan perusahaan, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang dimilikinya.

Manajemen Keuangan

Berbeda dengan akuntansi manajemen, dalam manajemen keuangan aktivitas pengelolaan menitikberatkan pada cara mendapatkan modal uang, pengalokasian dana, hingga pengaturan aset perusahaan. Seluruh kegiatan tersebut dilakukan untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai.

Manajemen Laboratorium

Khusus untuk contoh manajemen ini, hanya diterapkan pada institusi kesehatan atau pendidikan di ranah medis. Manajemen laboratorium dilakukan untuk mengelola aktivitas penelitian atau pendidikan dengan merujuk pada konsep manajemen organisasi.

Tujuan manajemen ini tak lain agar kegiatan yang dilakukan dalam laboratorium dapat berlangsung dengan efektif dan bebas kendala. Dalam penerapannya, manajemen ini memerlukan sumber daya manusia yang menguasai bidang kesehatan, selain manajerial.

Manajemen Hubungan Masyarakat (Humas)

Sesuai namanya, manajemen ini berhubungan dengan segala aktivitas untuk membangun citra atau pendapat positif di masyarakat atas perusahaan. Personil di dalam gugus manajemen ini, menjadi perantara untuk mengomunikasikan berbagai visi dan misi perusahaan kepada masyarakat luas.

Kegiatan di dalam manajemen humas secara garis besar serupa dengan manajemen secara umum, yakni mulai dari perancangan, mengorganisasi, mengomunikasikan, hingga mengatur proses koordinasi dalam kelembagaan.

Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (Manajemen K3)

Manajemen K3 dirancang untuk proses pengendalian risiko dalam mengimplementasikan kerja. Dengan menerapkan manajemen K3, maka perusahaan dapat meningkatkan suasana kerja yang kondusif, aman, dan nyaman bagi seluruh karyawannya.

Adapun manajemen K3 disusun dengan merujuk pada Permenaker No.5 Tahun 1996 tentang Sistem Manajemen Keselamatan Kerja dan Kesehatan Kerja. Bukan cuma itu, manajemen K3 ini juga menggunakan dasar acuan dari Standar OHSAS.

Perlu Anda pahami, bahwa manajemen K3 bisa diterapkan pada seluruh bidang kerja dalam semua jenis perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen

Inilah satu lagi macam manajemen yang beririsan dengan seluruh pondasi organisasi atau perusahaan. Merujuk pada namanya, Anda mungkin bisa menarik sedikit kesimpulan bahwa manajemen ini digunakan untuk pengolahan dan pengelompokkan data serta informasi perusahaan.

Data dan informasi yang dihimpun dan dikelola oleh sistem ini nantinya akan memudahkan karyawan hingga manajemen puncak. Untuk berjalannya sistem manajemen informasi, dibutuhkan material fisik yang mumpuni.

Beberapa materi yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem informasi manajemen berupa; komputer (baik hardware maupun software) hingga program atau aplikasi yang diperlukan untuk mengolah data. Software yang dibutuhkan tidak hanya yang bersifat general, melainkan juga terapan umum.

Sistem informasi manajemen dikenal mampu meningkatkan efektifitas kerja karyawan. Bukan cuma itu, sistem ini pun memudahkan akses data untuk kebutuhan internal perusahaan. Bahkan, tingkat akurasi data yang disajikan dalam berbagai pelaporan perusahaan pun lebih baik ketimbang organisasi yang tidak menerapkan sistem ini.

Dalam mengimplementasikan fungsi manajemen, Anda mesti merancang dulu visi dan misi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Karena, penerapan manajemen tak dapat gegabah. Perencanaan mestilah dilakukan secara terstruktur dan juga wajib diikuti oleh segenap jajaran manajerial hingga komponen terkecil dari perusahaan.