Secara sederhana, organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan orang yang saling bekerja sama untuk bisa mencapai satu visi atau tujuan. Dalam prosesnya, dibentuklah sebuah struktur organisasi untuk memetakan fungsi-fungsi berdasarkan sumber daya manusia yang ada.
Artikel ini akan memberikan sedikit uraian tentang organisasi yang mencangkup: elemen dalam sebuah struktur organisasi, model atau pola-pola desain, faktor penentu sebuah organisasi, serta contoh tugas, wewenang dan tanggung jawab jabatan dalam sebuah organisasi perusahaan.
Elemen Struktur organisasi
Terdapat bagian-bagian dasar atau elemen dalam struktur organisasi. Elemen dalam struktur organisasi sangat penting untuk dipahami karena disinilah kita dapat merancang serta menentukan prosedur dan alur kerja sebuah organisasi.
-
Spesialisasi Pekerjaan
Unsur yang pertama adalah spesialisasi pekerjaan atau dalam bahasa populer dikenal dengan istilah pembagian jobdesc (job desctription). Dalam elemen ini, dilakukan penjabaran terperinci pekerjaan atau tugas-tugas yang harus dilakukan dalam spesialisasi bidang tertentu.
Contohnya saja dalam pabrik pembuatan roti yang besar, spesialisasi pekerjaan dibagi menjadi beberapa bagian. Ada yang bertugas pada bagian pengadonan, pemanggangan, pengemasan hingga pendistribusiannya. Masing-masing dilaksanakan oleh orang yang berbeda-beda.
Prinsipnya, spesialisasi pekerjaan adalah memecah seluruh rangkaian proses menjadi beberapa langkah sehingga dapat diselesaikan oleh beberapa orang.
-
Departementalisasi
Departementalisasi merupakan pengelompokkan beberapa pekerjaan yang biasanya dipimpin oleh seorang manajer. Dalam organisasi perusahaan, pengelompokkan tersebut bisa berdasarkan fungsi, geografis, produk, proses dan pelanggan.
Contohnya, bidang personalia yang merupakan departemen yang dibentuk berdasarkan fungsi. Bagian ini bertugas mengelola fungsi pengadaan tenaga kerja beserta pengembangan kualitasnya. Contoh lainnya misalnya departemen-departemen pemasaran wilayah, bidang ini dibentuk berdasarkan wilayah geografis.
-
Rantai Komando
Biasanya, struktur organisasi digambarkan dalam bagan dan garis penghubung mulai dari ketua hingga departemen paling bawah. Garis tersebut merupakan rantai komando yang menggambarkan wewenang sehingga kita dapat mengetahui siapa melapor kepada siapa.
Tidak hanya mengenai tugas pelaporan dari bawah ke atas, garis ini juga menggambarkan tentang hak organ yang berada dibawah untuk mendapatkan pembinaan/pengarahan.
-
Rentang Kendali
Rentang kendali merupakan gambaran berapa banyak orang yang dapat dikoordinasikan sehingga pekerjaan dalam sebuah departemen dapat efisien dan terkendali. Hal ini perlu diperhatikan guna menentukan berapa banyak jumlah tingkatan dalam sebuah laporan keuangan.
Umumnya, batasan rentang kendali paling ideal seseorang adalah maksimal 6 orang untuk struktur hierarki. Sedangkan pada organisasi modern yang cenderung bergaris datar, rentang kendali menjadi lebih luas yaitu berkisar antara 15-20 orang.
-
Sentralisasi dan Desentralisasi
Kedua hal ini menunjukkan tentang bagaimana pengambilan keputusan dilakukan. Sentralisasi adalah pengambilan keputusan yang dilakukan oleh titik tunggal (terpusat) dalam struktur organisasi. Artinya, keputusan dilakukan oleh level yang lebih tinggi baik dengan ada atau tidaknya inputan dari level yang berada di bawahnya.
Sedangkan desentralisasi adalah kebalikannya. Struktur dengan elemen ini menggunakan pertimbangan-pertimbangan yang berasal dari level yang berada dibawahnya.
Dalam praktiknya, kebanyakan organisasi menggabungkan kedua metode tersebut dalam pengambilan keputusan sesuai dengan ranah kerjanya.
-
Formalisasi
Elemen ini menggambarkan sejauh mana setiap pekerjaan diatur dalam sebuah prosedur atau aturan baku. Organisasi yang memiliki kadar formalisasi tinggi, akan memberikan deskripsi pekerjaan secara tegas dan tersurat. Lembaga militer atau pemerintahan biasanya memiliki elemen formalisasi yang tinggi.
Sebaliknya, organisasi dengan formalisasi rendah, memberikan fleksibilitas kepada anggotanya dalam pekerjaannya. Kondisi ini memberikan kesempatan anggota untuk bisa memilih metode pengerjaan aktivitasnya karena tidak ada aturan baku.
Desain Organisasi Umum
Desain organisasi merupakan kerangka atau rancangan yang berisi tentang pola koneksi dari seluruh komponen yang ada dalam struktur organisasi. Tahap rancangan ini dilakukan supaya tujuan dengan lebih mudah dan efektif dicapai. Berikut ini ulasan sederhana dari tiga desain organisasi yang paling umum digunakan:
-
Struktur Sederhana (Simple Structure)
Struktur ini cocok dan banyak digunakan oleh para pemula bisnis atau usaha kecil menengah. Dimana biasanya, pemilik usaha merupakan manajer yang menjalankan operasional sehari-hari. Berikut ciri-cirinya:
- Tingkat departementalisasi rendah
- Sentralisasi (wewenang tunggal)
- Rentang kendali yang lebar
- Formalisasi rendah
Keunggulan dari struktur ini adalah tidak membutuhkan biaya yang banyak untuk mengelola organisasi ini. Dengan aturan yang tidak baku, struktur ini cenderung fleksibel dan cepat dalam pengambilan keputusan. Pola ini kurang cocok untuk struktur organisasi yang memiliki jumlah anggota yang besar.
-
Struktur Birokrasi
Struktur birokrasi menunjukkan cara kerja yang mengikuti aturan yang sudah dibuat dalam setiap aktivitasnya. Banyak digunakan oleh organisasi pemerintahan dan perusahaan berskala besar. Berikut ciri khas dari struktur organisasi ini:
- Spesialisasi terperinci
- Departementalisasi tinggi
- Sentralisasi
- Keputusan berdasar pada rantai komando
- Rentang kendali yang sempit
- Formalisasi tinggi
Keunggulan dari struktur birokrasi adalah mampu menjalankan aktivitas berdasarkan standar yang telah ditetapkan. Sedangkan kelemahanya adalah tidak fleksibel terhadap persoalan baru yang sebelumnya belum diatur. Hal tersebut membuat proses pengambilan keputusan menjadi lamban.
-
Struktur Matriks
Struktur ini memiliki ciri khas utama yaitu dalam penggabungan dua atau lebih departementalisasi. Sehingga terdapat paduan garis wewenang vertikal dan horizontal karena terjadi penyatuan para spesialis yang memiliki fungsi yang sama. Banyak digunakan oleh rumah sakit dan perusahaan desain atau periklanan.
Keunggulan dari struktur matriks ini adalah terjadinya sistem koordinasi yang terintegrasi (terpadu). Mampu mengurangi jumlah sumber daya manusia (spesialis) sehingga menekan biaya pengadaan SDM. Sedangkan kelemahannya ada pada role ambiguity (kebingungan) akibat adanya wewenang ganda.
Desain Struktur Organisasi Modern
Desain ini banyak digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan kecepatan dan fleksibilitas terhadap perubahan yang terjadi. Banyak digunakan oleh perusahaan yang bergerak berbasis proyek dalam bisnis mesin es krim 3 tuas. Desain ini mudah kita temukan pada perusahaan berbasis teknologi yang perkembangannya sangat cepat. Berikut komponennya:
-
Struktur Tim
Organisasi dengan desain modern menggunakan elemen desentralisasi. Bekerja dengan menggunakan tim sebagai perangkat utama dalam pengambilan keputusan. Ciri khas dari desain ini adalah dalam efisiensi koordinasi dengan meminimalisir bahkan menghilangkan kendala departemental.
Keunggulannya adalah, personel dapat didorong menjadi generalis yang merangkap spesialis (multitasking). Semua anggota terlibat dan mampu diberdayakan dalam tugas-tugas yang ada. Namun kelemahan ada akibat desentralisasi, yaitu tidak adanya satuan komando yang jelas.
-
Organisasi Virtual
Dikatakan virtual karena aktivitas atau fungsi-fungsi utama dalam organisasi ini dialihkan atau disubkontrak kepada pihak luar. Untuk bisa mendapatkan sumber daya dari luar, organisasi virtual ini memiliki aktivitas utama dengan menciptakan sebuah jejaring yang berisi fungsi-fungsi yang dibutuhkan.
Organisasi ini berisi tim kecil yang aktivitas utamanya adalah mengkoordinasikan tugas-tugas yang dialihkan kepada pihak lain. Memiliki keunggulan dalam kecepatan pengambilan keputusan dan sangat fleksibel. Namun kelemahannya ada pada resiko konflik akibat kurang adanya kontrol manajemen.
-
Organisasi Nirbatas
Desain ini memungkinkan siapa saja untuk bekerja berdasarkan gagasan bebas dan arus informasi yang ada. Hal ini dilakukan untuk mendorong inovasi, efisiensi dan mengakomodasi perkembangan yang berubah secara drastis dan tidak terprediksi.
Konsep ini dipelopori dan dipopulerkan oleh Jack Welch, seorang pemimpin perusahaan General Electric yang ingin menghilangkan hambatan antara bagian dalam struktur. Organisasi ini mewajibkan anggotanya untuk memiliki kriteria khas, yaitu fleksibel dan mudah beradaptasi.
Memiliki keunggulan utama yaitu sangat responsif terhadap perubahan yang ada. Namun kelemahan muncul akibat tidak adanya rantai komando vertical. Juga dikarenakan rentang kendali yang terlampau luas, sehingga menjadikan organisasi ini sangat sulit untuk dikontrol.
Model Desain Struktur Organisasi
Setidaknya terdapat empat pola atau ragam yang sering digunakan dalam permodelan desain struktur organisasi:
-
Model Mekanistik
Struktur organisasi ini memiliki pola dengan departementalisasi yang sangat luas, tingkat formalisasi yang tinggi, bersifat sentralisasi, rentang kendali yang sempit dan jaringan informasi yang terbatas.
Dari ciri tersebut kita bisa pastikan bahwa model ini sangat berorientasi pada aturan baku. Selain itu, ia juga menuntut hasil yang efisien dan pengerjaan tugas yang sesuai dengan standar.
-
Model Organik
Berbeda jauh dengan mekanistik, model organik memiliki ciri khas fleksibel dan mudah beradaptasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Model organisasi ini tidak menetapkan standar baku dalam pengerjaan kegiatannya. Memiliki tim fungsional dan hierarki yang dapat melakukan lintas koordinasi.
Memiliki sifat desentralisasi dengan menyerahkan sistem pengambilan keputusan pada partisipasi anggotanya.
-
Model Piramida
Model ini mencerminkan hierarki seperti piramida yang menunjukkan kepada siapa semua anggota melaporkan hasil pekerjaannya. Keuntungan dari model ini, spesialisasi pekerjaan ditempatkan pada departemen yang sama. Dengan begitu, pekerjaan dengan mudah dapat dikoordinasikan.
Namun kelemahannya, dibutuhkan sumber daya yang relatif banyak untuk mengisi fungsi-fungsi dalam organisasi. Hal ini menyebabkan mahalnya biaya untuk pengadaannya. Untuk mengatasinya, biasanya dilakukan penggabungan model dengan pola matriks.
-
Model Horizontal
Model horizontal banyak digunakan sebagai pelengkap dalam sebuah struktur organisasi. Desain ini memusatkan pada kolaborasi dan kinerja tim sehingga kepemimpinan berada pada kemampuan karyawan dalam menghasilkan solusi yang inovatif.
Sesuai dengan namanya, rantai komando dibuat secara mendatar (horizontal) dengan pengelompokkan sumber daya secara fungsional.
Faktor Penentu Struktur Organisasi
Terdapat sebuah keadaan atau peristiwa yang sangat mempengaruhi sebuah struktur organisasi. Berikut ini 4 faktor penentu menurut Ernie (2006):
-
Strategi
Setiap organisasi pastilah memiliki sebuah misi atau strategi tertentu dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, segala perubahan yang terjadi pada strategi tersebut dapat berimbas pada perubahan struktur organisasi.
-
Ukuran/Skala Organisasi
Semakin besar dampak yang dihasilkan dari sebuah organisasi, semakin besar pula skala organisasi tersebut. Misalnya saja dalam sebuah perusahaan yang memiliki angka penjualan, pasar dan karyawan yang besar cenderung memiliki banyak spesialisasi di dalamnya.
Contohnya, pemetaan struktur organisasi pada skala nasional akan sangat berbeda dengan struktur organisasi multinasional. Dibutuhkan beberapa departemen khusus untuk menaungi titik-titik atau cabang perusahaan agar seluruhnya dapat beroperasi sesuai standar yang telah ditetapkan.
-
Teknologi
Teknologi yang dimaksud berkaitan dengan cara yang digunakan organisasi dalam memproses input menjadi output. Seorang peneliti bernama Thompson mengatakan bahwa ketergantungan terhadap teknologi berdampak pada penentuan struktur organisasi.
Salah satu contohnya adalah, semakin teratur hasil dari teknologi, semakin terstruktur pula organisasinya.
-
Lingkungan
Lingkungan mencangkup segala yang ada diluar organisasi yang memengaruhi kinerja. Contoh lingkungan pada organisasi perusahaan adalah pelanggan, pesaing dan pemasok. Ketiga kekuatan tersebut mempengaruhi bagaimana desain organisasi perusahaan harus dibentuk.
Rincian Tugas dan Tanggung Jawab setiap Posisi Jabatan dalam Struktur organisasi Perusahaan
Berikut ini merupakan uraian sederhana dari jabatan-jabatan yang biasanya ada dalam struktur organisasi sebuah perusahaan. Adapun seluruh detail pengaturan tentang bagian-bagian organisasi dapat merujuk pada UU Perseroan Terbatas No. 40 Tahun 2007.
-
Direksi
Direksi memiliki kewenangan penuh terhadap segala hal yang terkait dengan kepentingan perusahaan selama sesuai dengan tujuannya. Adapun batasan direksi tidak memiliki kewenangan ketika sudah berbenturan dengan kepentingan perusahaan.
Direksi memiliki tanggung jawab atas perusahaan dengan memberikan laporannya dalam rapat umum pemegang saham. Direksi bertugas memimpin perusahaan hanya untuk kepentingan dan tujuan perusahaan.
-
Direktur utama
Secara umum, direktur utama merupakan seorang yang ditunjuk untuk melaporkan hasil kinerja perusahaan kepada dewan direksi. Memiliki kewenangan untuk memimpin seluruh dewan eksekutif dalam rapat umum.
Bertanggung jawab jika terjadi kerugian ketika ia tidak menjalankan kepengurusan sesuai aturan dan tujuan perusahaan. Direktur utama sangat kental dengan tugas pengkoordinasian seluruh bidang yang ada dibawahnya.
-
Direktur Operasional
Jabatan ini merupakan organ yang bertanggung jawab atas seluruh aktivitas perusahaan mulai dari tahap perencanaan hingga akhir proses. Memiliki kewenangan dalam hal yang terkait operasional perusahaan dan melaporkan kegiatannya kepada direktur utama.
-
Direktur Keuangan
Direktur keuangan membawahi beberapa departemen seperti personalia, keuangan dan akuntansi. Memiliki fungsi dalam perencanaan, pengembangan dan kontrol keuangan. Jabatan ini bertanggung jawab dalam memberikan informasi sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan.
-
Direktur Pemasaran
Sesuai dengan namanya, jabatan ini bertugas untuk membuat perencanaan dan mengarahkan keputusan dalam hal pemasaran. Berwenang untuk mengawasi dan mengarahkan karyawan dalam peningkatan penjualan.
-
Manajer Keuangan
Manajer keuangan bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan investasi dan pembiayaan. Memiliki kewenangan dalam perencanaan dan pengendalian anggaran perusahaan.
-
Manager Personalia
Manajer personalia memiliki tugas pokok dalam pengaturan sumber daya manusia yang ada dalam organisasi perusahaan. Memiliki kewenangan dalam hal rekrutmen, tata kelola prosedur disiplin dan pengalokasian sumber daya manusia.
-
Manager Pemasaran
Manajer pemasaran (marketing) ini memiliki tanggung jawab atas nilai penjualan dan penggunaan dana promosi. Bertugas membuat perencanaan strategi pemasaran dan melakukan riset pasar. Memiliki kewenangan dalam kebijakan pemasaran dan dalam hal penentuan harga produk.
-
Manager Produksi
Manajer produksi memiliki tugas dalam hal perencanaan hingga pengontrolan proses manufaktur. Bertanggung jawab atas efisiensi dan jumlah produksi sesuai dengan anggaran perusahaan. Memiliki kewenangan dalam identifikasi kebutuhan karyawan dan pelatihan kepada karyawan.
-
Administrasi Penjualan dan Gudang
Organ ini memiliki tugas-tugas yang bersifat administratif seperti pembuatan faktur, pengiriman, ketersediaan stok barang hingga laporan statistik penjualan. Selain itu, ia juga bertanggung jawab atas sirkulasi penjualan/pemesanan sesuai dengan prosedur perusahaan.
-
Divisi Regional
Bagi beberapa perusahaan yang memiliki cabang di beberapa tempat, biasanya memiliki divisi regional untuk menjalankan kegiatannya. Divisi ini dipimpin oleh seorang kepala dan bertanggung jawab langsung kepada direktur utama.
Struktur Organisasi Perusahaan Ramesia Mesin
Ramesia Mesin menggunakan istilah CEO atau Chief Excecutive Officer sebagai pemegang manajerial paling tinggi yang setingkat dengan direktur utama atau presiden direktur. Dalam Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi (No. 40/2012), jabatan CEO ini diterjemahkan menjadi Kepala Eksekutif Kantor.
Demikian penjelasan mengenai struktur organisasi. Perlu diperhatikan bahwa istilah-istilah jabatan diatas tidaklah bersifat mutlak dan wajib untuk digunakan pada semua perusahaan. Hal yang paling utama diperlukan adalah penyesuaian antara tujuan dengan karakter seperti apa yang ingin dibangun pada organisasi Anda.
